DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS ET INDEMNITES DES SALARIES DU BTP : 2ème partie :
Les indemnités de trajet, les indemnités de repas, et leur régime fiscal :A. Le trajet :
Même si aucun texte légal ne le prévoit, la Cour de cassation pose, en forme de principe, que les frais professionnels exposés par le salarié pour les besoins de son activité et dans l’intérêt de l’entreprise doivent lui être remboursés par l’employeur (en ce sens notamment les arrêts de la chambre sociale de la Cour de cassation du 25 février 1998 ; 9 janvier 2001 ; 10 novembre 2004).
Une convention collective, un accord d’entreprise, un contrat de travail ou un usage établi dans l’entreprise peuvent prévoir l’obligation pour l’employeur, de rembourser, selon des modalités précises, les frais exposés par les salariés, compte tenu des conditions particulières de travail. Il est à noter que les remboursements de frais professionnels ne sont pas des compléments de salaire et de ce fait sont exonérés de cotisations sociales.
Mais il faut encore distinguer selon le statut des différents salariés de l’entreprise, et se référer aux différentes conventions collectives afférentes :
-la convention collective des cadres du bâtiment prévoit que :
« Les cadre qui effectuent à la demande et pour le compte de l’entreprise, des déplacements occasionnels de courte durée, sont remboursés sur justification de leurs frais de voyage, de séjour, et de représentation.
L’importance des frais dépendant du lieu où s’effectuent, ils ne sauraient être fixés de façon uniforme. Ils sont remboursés de manière à assurer au cadre des repas et une chambre répondant au standard normal de confort, selon les règles en vigueur dans l’entreprise.
Lors des déplacements occasionnels, le remboursement des frais de séjour peut être un forfait et fait l’objet d’un accord préalable entre l’entreprise et le cadre, en tenant compte des voyages prévus à l’article suivant. » (Article 6.1.1)
« Le cadre dont le contrat de travail mentionne qu’il doit travailler tout ou partie de l’année en déplacement continu, a droit à une indemnité forfaitaire définie préalablement pendant la durée de ce déplacement. » (Article 6.1.2)
-la convention collective des employés et agents de maîtrise du bâtiment prévoit que :
«Les ETAM qui effectuent, pour le compte de l’entreprise des déplacements occasionnels de courte durée, sont remboursés sur justificatif de leurs frais de voyage, de séjour et de représentation.
L’importance des frais dépendant du lieu où s’effectuent les déplacements, ils ne sauraient être f ixés d’une façon uniforme. Ils seront remboursés de manière à assurer à l’ETAM des repas et une chambre en rapport avec l’importance de ses fonctions. » (Article 36)
« Pour les déplacements occasionnels entraînant une résidence de plus de 8 jours, le remboursement de frais de séjour fera l’objet d’un accord préalable entre l’employeur et l’ETAM, accord qui pourra fixer un forfait. » (Article 37)
-la convention collective des ouvriers du bâtiment prévoit que :
« Le régime des petits déplacements a pour objet d’indemniser forfaitairement les ouvriers travaillant dans les entreprises du bâtiment des frais supplémentaires qu’entraîne pour eux la fréquence des déplacements, inhérente à la mobilité de leur lieu de travail.
Le régime d’indemnisation des petits déplacements comporte les trois indemnités professionnelles suivantes : indemnité de repas, indemnité de frais de transport, indemnité de trajet, qui sont versés aux ouvriers bénéficiaires.
Ces indemnités de remboursement de frais sont journalières, forfaitaires et fixées en valeur absolue. » (Article VIII-11)
« L’indemnité de trajet a pour objet d’indemniser, sous une forme forfaitaire, la sujétion que représente pour l’ouvrier la nécessité de se rendre quotidiennement sur le chantier et d’en revenir.
L’indemnité de trajet n’est pas due lorsque l’ouvrier est logé gratuitement par l’entreprise sur le chantier ou à proximité immédiate du chantier. » (Article VIII-17)
« L’ouvrier envoyé en grand déplacement par son entreprise (…) reçoit indépendamment du remboursement de ses frais de transport (…) pour les heures comprises dans son horaire de travail non accomplies en raison de l’heure de départ ou de l’heure d’arrivée, une indemnité égale au salaire qu’il aurait gagné s’il avait travaillé ; pour chaque heure de trajet non comprise dans son horaire de travail, une indemnité égale à 50% de son salaire horaire, sans majoration ni prime compensatrice des frais complémentaires que peut impliquer le voyage de déplacement, sauf si ces frais ont directement remboursés par l’entreprise. » (Article VIII-24)
On peut donc aisément le constater, la situation varie selon le statut de chaque type de salarié, et c’est seulement de manière casuistique que l’employeur peut juger de ses obligations en matière de déplacement professionnel.
B. Le repas :S’agissant des repas des salariés, la clé du raisonnement des tribunaux tient en une notion : sauf circonstances de travail particulières, il n’incombe pas à l’employeur de nourrir ses salariés.
S’il est amené à le faire, quelle qu’en soit la raison (obligation règlementaire ou conventionnelle, décision unilatérale, application d’un usage), l’économie qu’il fait réaliser au salarié sera, du point de vue de la sécurité sociale, analysée comme un avantage en nature, c’est-à-dire comme une rémunération autre qu’une somme d’argent, SAUF application des textes concernant le remboursement des frais professionnels.
S’il n’a pas, excepté dans l’hôtellerie, l’obligation légale de nourrir ses salariés, l’employeur n’en est pas moins tenu par un certain nombre de textes, tant légaux que conventionnels, et qui varient selon les conditions de travail des salariés.
Ainsi, les dépenses liées à la nourriture de certaines catégories de salariés peuvent être prévues par dispositions conventionnelles, contractuelles, partiellement ou en totalité. L’employeur peut alors avoir à verser, en complément de la rémunération proprement dite du salarié, des indemnités ou des primes (primes de panier, indemnité de grand déplacement, remboursement de frais professionnels).
Il s’agit donc de distinguer encore une fois entre :
- La convention collective des cadres du bâtiment dont l’article 6.1.1 qui prévoit que :
« L’importance des frais dépendant du lieu où s’effectue où s’effectuent les déplacements, ils ne sauraient être fixés d’une façon uniforme. Ils sont remboursés de manière à assurer au cadre des repas et une chambre répondant au standard normal de confort, selon les règles en vigueur dans l’entreprise ».
- La convention collective des employés techniciens et agents de maîtrise du bâtiment ont l’article 36 prévoit que :
« L’importance des frais dépendant du lieu où s’effectuent les déplacements, ils ne sauraient être ixés d’une façon uniforme. Ils seront remboursés de manière à assurer à l’ETAM des repas et une chambre en rapport avec l’importance de ses fonctions ».
- La convention collective des ouvriers du bâtiment qui prévoit :
Pour les petits déplacements :« Le régime des petits déplacements comporte les trois indemnités professionnelles suivantes : indemnité de repas ; indemnité de frais de transport ; indemnité de trajet qui sont versées aux ouvriers bénéficiaires.
Ces indemnités de remboursement de frais sont journalières, forfaitaires, et fixées en valeur absolue » (article VIII-11)
« L’indemnité de repas a pour objet d’indemniser le supplément de frais occasionné par la prise du déjeuner en dehors de la résidence habituelle de l’ouvrier.
Elle n’est pas due par l’employeur lorsque l’ouvrier prend effectivement son repas à sa résidence habituelle ; un restaurant d’entreprise existe sur le chantier et le repas est fourni avec une participation financière d l’entreprise égale au montant de l’indemnité de repas ; le repas est fourni gratuitement ou avec une participation financière de l’entreprise égale au montant de l’indemnité de repas » (article VIII-15)
« Le montant de l’indemnité de repas, qui est le même quelle que soit la zone concentrique dans laquelle se situe le chantier, est fixé par accord paritaire régional (ou à défaut à l’échelon départemental). Si l’entreprise utilise un système de titres-restaurants, le montant de sa participation est déduit du montant de l’indemnité repas » (article VIII-181).
Pour les grands déplacements :« L’indemnité de grand déplacement correspond aux dépenses journalières normales qu’engage le déplacé en sus des dépenses habituelles qu’il engagerait s’il n’était pas déplacé. Le montant de ces dépenses journalières (coût d’un second logement, dépenses supplémentaires de nourriture, autres dépenses supplémentaires engendrées par l’éloignement du foyer) est remboursé par une allocation forfaitaire égale aux coûts normaux de logement et de nourriture (petit déjeuner, déjeuner, dîner) qu’il supporte.
Dans le cas où le déplacé déciderait de se loger ou de se nourrir en dehors de l’hébergement organisé préalablement par l’entreprise, une indemnité égale à celle versée aux ouvriers utilisant les moyens d’hébergement mis à leur disposition lui sera attribuée » (article VIII-22)
La lecture de ces différents textes nous permet de conclure que chacune de ces conventions collectives assujetti l’employeur à l’obligation de payer, à l’ensemble de ses salariés en déplacement, une indemnité de repas.
Elle est indéterminée, variable, fonction de la situation personnelle de chaque déplacé dans les deux premiers cas (cadres du bâtiment et ETAM), mais forfaitaire, et fixée en valeur absolue dans le dernier (ouvriers du bâtiment).
Il faudra donc systématiquement vérifier, pour chacun des employés, à laquelle des trois catégories il appartient afin d’appliquer le régime adéquat.
C. Déductibilité des charges correspondantes et cotisations sociales : Les indemnités forfaitaires de grand déplacement sont considérées conformes à leur objet si elles ne dépassent pas les limites fixées par l’arrêté du 20 décembre 2002 précité, et si l’employer justifie que le salarié ne peut regagner chaque jour sa résidence et que de ce fait il engage des frais de double résidence.
L’employeur est alors autorisé à déduire les indemnités destinées à compenser les dépenses supplémentaires de repas dans la limite de 15,80€ (en 2006).
Concernant les dépenses destinées à compenser les dépenses supplémentaires de logement et du petit déjeuner, l’employeur est autorisé à déduire ces indemnités dans la limite de 56,80€ (en 2006) par jour pour le salarié en déplacement pour le salarié en déplacement à Paris et dans les départements des Hauts de Seine, Seine Saint Denis, et Val de Marne ; et de 42€ (en 2006) par jour pour le salarié en déplacement dans les autres départements de la France métropolitaine.
L’employeur reste évidemment libre d’accorder des allocations forfaitaires d’un montant plus élevé que la limite d’exonération fixée et peut même y être tenu conventionnellement.
S’il est en mesure d’apporter la preuve que les dépenses engagées sont au moins égales au montant de l’allocation versée, l’indemnité de grand déplacement sera en totalité déduite de l’assiette de calcul des cotisations de sécurité sociale.
L’indemnité est versée pour chaque jour de la semaine, y compris le vendredi, sauf si le salarié est de retour chez lui le vendredi soir.
Pour des raisons de simplicité de gestion, certaines entreprises, et notamment celles du secteur du bâtiment et des travaux publics, ont demandé à bénéficier d’un barème particulier d’exonération d’indemnités de petit déplacement. Le barème tient compte des distances parcourues quotidiennement aller et retour entre le lieu de déplacement et le lieu de référence, multipliées par la moitié de la valeur du barème kilométrique fiscal prévu pour un véhicule de 4 CV fiscaux, barème publié annuellement par l’administration fiscale.
Ce dispositif est applicable pour les rémunérations versées depuis le 1er avril 2003.
La distance parcourue est appréciée par référence au siège social ou à l’établissement e rattachement effectif de l’entreprise.
Les valeurs journalières de trajet sont complétées par la valeur de 7,80€ (valeurs en 2006) pour le repas pris hors des locaux de l’entreprise lorsqu’il n’est pas démontré que le salarié se trouve dans l’obligation de prendre un repas au restaurant.
L’indemnité de repas ayant pour objet d’indemniser le supplément de frais occasionnés par la prise du déjeuner en dehors de la résidence habituelle de l’ouvrier, la preuve de ce supplément de frais incombe au salarié (en ce sens notamment l’arrêt de la chambre sociale de la Cour de cassation du 4 mars 2003).
Lorsqu’il est démontré que le salarié en situation de déplacement (c’est-à-dire empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail) est contraint de prendre son repas au restaurant, l’indemnité forfaitaire de repas qu’il peut percevoir peut être exonérée de cotisations dans la limite de 15,80€ par repas (en 2006). Si l’indemnité ne dépasse pas ce seuil, l’employeur n’est pas tenu de justifier que l’allocation a été utilisée conformément à son objet. L’exonération reste acquise quels que soient le type d’établissement de restauration et le montant réel de la dépense (circulaire ministérielle du 7 janvier 2003). Il appartient à l’employeur de prouver que les conditions particulières de travail imposent au salarié de prendre effectivement ses repas au restaurant (en ce sens notamment les arrêts de la chambre sociale de la Cour de cassation du 12 juillet 1990 et 30 juin 1994).
Enfin, lorsque le salarié est contraint de prendre une restauration sur son lieu de travail, en raison de conditions particulières d’organisation de travail, l’employeur est autorisé à déduire l’indemnité destinée à compenser les dépenses supplémentaires de restauration dans la limite de 5,30€ (en 2006) par repas.
Les conditions particulières d’organisation du travail se réfèrent au travail en équipe, travail posté, travail continu, travail en horaire décalé ou travail de nuit.
Jeu 8 Mar - 18:47